Kriz Yönetimi ve İletişimi IV: Adım adım mücadele

KURUMSALHABERLER , 28.10.2008 -- Az sonra göz gezdireceğiniz yazı, kriz ile mücadele etmenin 10 altın kuralı, 20 şaşmaz şartı ya da 30 sihirli adımı tarzında bir çalışma değil.

“Kriz Yönetimi” metodik bir bakış ile değerlendirilen ve çözüme giden yolda pek çok bilimsel adımı kapsayan bir süreç elbette. Ancak diğer yandan kriz yönetiminde başarıya giden yol, her işletme için farklı. İşte bu nedenle krize dair belki de söylenebilecek tek kesin şey, krizi çözüme ulaştıracak genel geçer bir reçetenin bulunmadığı.

Fakat bu yadsınamaz gerçek, okuduğunuz yazının sözü “Yine de...” şeklinde sürdürmesi için bir engel değil.

“Kriz İletişimi” de tıpkı “Etkinlik İletişimi” ya da “Kurum İçi İletişim” gibi temelde bir iletişim faaliyeti. İletişim faaliyetlerinin tümü için kurgusal bir iskeletten söz etmek mümkün.

Kalın iletişim bilimleri kitaplarının söylediği gibi, her iletişim faaliyeti yöntemli bir analiz ile başlar. Analizden elde edilen sonuçlar, ikinci aşama olan planlamayı şekillendirir. Planlamayı uygulama adımları takip eder. İletişim planı atılan adımların değerlendirilmesi yani ölçümlenmesi ile son bulur.

Kendine has nitelikleri bulunsa da kriz iletişimi denilen özel uygulamanın, sözü edilen klasik iletişim planlamasından bir farkı yoktur. Başarılı bir kriz iletişimi planı, analiz-planlama-uygulama-ölçümleme aşamalarını dengeli bir şekilde kuran ve yöneten bir çalışmadır.

Kriz ile mücadelenin profesyonel bir stratejik iletişim planı gerektirdiğinin farkında olan her işletme aşağıdaki adımları takip ederek, kendi yapısına uygun bir plan kurgulayabilir.

1. BAŞLARKEN
• Kriz, vadesi ne olursa olsun kaotik bir süreçtir. İşletmeye panik ve korku getirir. Kriz planlamasının ilk adımı panik ve korkunun önüne geçmek, krizi yönetecek ekibe ve alt kademeye moral aşılamaktır.
• Kriz dönemlerinde işletmenin iç ve dış iletişimi tıkanır. Dedikodular baş gösterir. İşletmenizin iletişim kanallarını açık hale getirin. Çalışanlarınızı her konuda doğru bilgilendirin. Kararlı bir söylem tonu ile ekibinize güven aşılayın.
• Çalışanlarınızın motivasyonunu güçlendirin. Herkese açıklama yapma zorunluluğunuz olmasa bile kadronuzun tamamına “sorunlu dönemi aşmak için gereken her adımın atılacağı” imajını verin.

2. ANALİZ
• Piyasanın ve endüstrinizin mevcut durumunu gözden geçirin.
• Rakiplerinize ve bu dönemde yaptıklarına göz atın.
• Son 6 aylık rakamlarınızı değerlendirin. Gelecek 6 ayı masaya serin.
• Üst düzey finans, pazarlama ve iletişim yöneticilerinizi bir araya getirerek bir kriz ekibi oluşturun.
• Kriz ekibinizle birlikte değerlendirme toplantıları yapın. Toplantılara farklı departmanlardan kişileri dahil edin.
• Beyin fırtınalarından çıkan durum tespitlerini ve çözüm önerilerini yazılı hale getirin. Kötü durum ve daha kötü durum senaryoları hazırlayın.
• Klasik bir yöntem de olsa durum tespitinizi, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini sıralayan, tehditleri ve fırsatları belirginleştiren bir SWOT Analizi ile tamamlayın.

3. İŞ VE İLETİŞİM HEDEFLERİ
• Planınız için en az 6 aylık bir zaman dilimi belirleyin.
• Kısa, orta ve uzun vadeli somut iş hedeflerinizi yazın.
• Sizi bu iş hedeflerine götürecek iletişim hedeflerini somutlaştırın ve sıralayın.

4. SOSYAL PAYDAŞLARIN TESPİTİ
• Sosyal paydaş, hedef kitle olgusundan farklı bir kavramdır. İşletmenin iç ve dış çevrede kontakta olduğu grupların tamamını kapsar. Bir işletmenin başlıca sosyal paydaşları şöyle sıralanır: Çalışanlar, rakipler, medya, sektörel medya, sivil toplum örgütleri, kamu organizasyonları, sektörel dernek ve örgütler, üniversiteler, akademisyenler...
• Sizi iş ve iletişim hedeflerinize götürecek yolda temasa geçilecek sosyal paydaşları tespit edin.

5. ALGI VE DAVRANIŞ DEĞİŞİKLİKLERİ
• Sosyal paydaşlarınız nezdinde, söz konusu zaman diliminde ulaşmayı hedeflediğiniz algı ve davranış değişikliklerini yazılı hale getirin.

6. İLETİŞİM ORTAMLARI, PROJELER VE ZAMANLAMA
• 2-3-4 ve 5 numaralı maddeleri birleştirin.
• İş ve iletişim hedeflerinize ulaşmak için temas edeceğiniz sosyal paydaşları, amaçladığınız algı ve davranış değişikliklerine götürecek iletişim ortamlarını ve projeleri belirleyin.
• Bu aksiyonlar için bir zaman planı oluşturun.
• Beraberinde etkinliklerin önündeki kritik risk ve başarı faktörlerini sıralayın.

7. BÜTÇE
• Stratejik iletişim planınızın bütçesini oluşturun.
• Söz konusu planın, ana çatıyı koruyarak esnek bir şekilde kurgulanmasına dikkat edin.

8. UYGULAMA VE TAKİP
• Hiç vakit kaybetmeden uygulamaya geçin.
• Her iletişim etkinliğinin verimini test edin.
• Verim alamayacağınızı düşündüğünüz aksiyonları listeden çıkarın.
• Yerine koşullara göre yeni etkinlikler ekleyin.
• İşletme sahibi, CEO’su ya da Genel Müdür’ü olarak Kriz İletişimi Planı’nın uygulamasını bizzat yürütün.
• Uygulama aşamasında bilgi paylaşımını maksimum düzeyde tutun.
• Güvendiğiniz kişilere ekstra sorumluluklar yüklemekten kaçınmayın. Ancak sorumluluğu dengeli bir şekilde dağıtın.

Yolunuz açık olsun.

###


Tweet